Para iniciar uma eleição/consulta no sistema Votar (Helios Voting) é necessário realizar duas atividades: Congelar Cédula e Enviar Mensagens para os(as) Eleitores(as).
Congelar Cédula
Com a eleição configurada com sua questão, possíveis respostas e eleitores(as) carregados, é hora de <congelar cédula e abrir eleição>:
- Na tela principal da eleição, clique em <congelar cédula e abrir eleição>;
- Na tela seguinte, caso tenha certeza que deve congelar a cédula, clique em <Congelar a cédula>.
Alertas
- A cédula deve ser congelada antes do início da eleição;
- Assim que a cédula for congelada, nenhuma informação da eleição poderá ser modificada. O que inclui: suas questões, os apuradores e outros detalhes da eleição;
- Até o momento, os(as) eleitores(as) NÃO receberam nenhuma mensagem do sistema para poderem votar nesta eleição.
Enviar Mensagens para os(as) Eleitores(as)
- Após o congelamento da cédula, você TERÁ que enviar mensagens para os(as) eleitores(as) para que eles/elas possam receber o link de votação juntamente com suas credenciais de acesso ao sistema. Para isso envia uma mensagem do tipo Hora de Votar, seguindo as orientações em Como enviar mensagens para os eleitores usando no sistema Votar (Helios Voting)?.
IMPORTANTE: Devido a algumas limitações técnicas, envie os e-mails aos(às) eleitores(as) com, pelo menos, 5 (cinco) dias de antecedência para dar tempo de todos(as) receberem os e-mails.
Obs.:
- Quando enviar os e-mails, recomendamos entrar em contato com alguns(mas) eleitores(as), de todas as categorias, para verificar se os e-mails foram enviados e chegaram corretamente aos destinatários.
- Caso seja identificado algum problema no recebimento dos e-mails, recomendamos criar uma eleição fictícia, com eleitores(as) conhecidos(as), e executar os procedimentos de envio de e-mail para verificar se os eleitores(as) da eleição fictícia receberam os e-mails.
- Caso os(as) eleitores(as) da eleição fictícia não tenham recebido os e-mails, entre em contato conosco pelo e-mail tutoria.votar@ufrpe.br para verificarmos se está faltando realizar algum procedimento durante o processo de criação da eleição e envio de e-mails.
- Caso os(as) eleitores(as) da eleição fictícia tenham recebido os e-mails corretamente, tente enviar novamente os e-mails para os(as) eleitores da eleição oficial.
- Se, após esse procedimento, os(as) eleitores(as) da eleição oficial não tenham recebido e-mails enviados pelo sistema, registre o quanto antes um chamado seguindo as instruções do Catálogo de Serviços Digitais para o item [ ! ] Relatar Incidente.